Módulo Inventarios
El módulo de inventarios puede ser considerado el corazón del sistema. Se trata de una herramienta avanzada, poderosa y robusta para la administración de los bienes almacenados.
Qué es y para qué sirve
Permite controlar los bienes almacenados en uno o varios almacenes: registrar entradas, salidas y traspasos, saber cuánto hay de cada artículo y en qué almacén, cuánto cuesta, cuánto se consume y cuándo conviene reponer. Toda la información se consolida en existencias, costos y trazabilidad (kardex) para apoyar la operación y la toma de decisiones.
Secciones de Inventarios
Las secciones de Inventarios son:
- Dashboard
- Movimientos
- Recepciones
- Abastecimiento
- Existencias
- Lotes
- Artículos
- Categorías
- Almacenes
- Accesos
- Trazabilidad
- Costos
- Reportes
- Órdenes
- Embarques
El menú que ve cada usuario depende de sus permisos, por lo que algunas secciones (por ejemplo Operaciones, Rechazos, Movimientos manuales, Auditoría o Configuración) pueden no aparecer.
Actores
| Actor | Qué hace en el módulo |
|---|---|
| Administrador del sistema | Da de alta sucursales, almacenes, categorías, artículos y usuarios, y configura los almacenes. |
| Almacenista / operador de almacén | Captura entradas y salidas, y consulta existencias. |
| Compras | Genera órdenes de compra y recepciones. |
| Gerencia / coordinación | Consulta dashboard, costos, reportes y trazabilidad, y recibe las alertas por correo de artículos bajo el mínimo. |
Requisitos previos
- Una sucursal con su domicilio y al menos un almacén dado de alta (ver Almacenes).
- Categorías y artículos dados de alta (ver Categorías y Artículos).
- Usuarios con acceso al módulo y los roles adecuados a su función (ver Accesos).
Cómo se usa
Flujo recomendado de arranque
- Dar de alta la sucursal y el almacén: Almacenes.
- Organizar las categorías y dar de alta los artículos: Categorías, Artículos.
- Configurar el almacén: método de costeo, mínimos, máximos y punto de reorden: Almacenes.
- Registrar las existencias mediante entradas.
- Consultar el resultado en Existencias, Costos y Trazabilidad.
Cómo se ven las pantallas
Todas las pantallas del módulo siguen el mismo patrón: una cuadrícula con la información, filtros en la parte superior y botones de acción. Esto aplica a almacenes, categorías, artículos, movimientos y recepciones, por lo que, una vez aprendida una pantalla, las demás resultan familiares. El menú lateral se expande y se colapsa haciendo clic en el logo del sistema.
Accesos y permisos
El sistema funciona por permisos: cada usuario ve únicamente las secciones del menú que sus roles le permiten, para que no se confunda con áreas de administración que no le corresponden.
Los usuarios se administran en Sistema > Usuarios. Al crear un usuario se le asigna un correo de acceso y una contraseña inicial; en el primer ingreso debe cambiarla desde su nombre (parte superior de la pantalla) > Perfil. Los permisos se asignan en la pestaña Roles del usuario: se elige el módulo y el rol, y se presiona Agregar (o Agregar todos para asignar todos los roles del módulo).
Configuración y referencia de campos
Roles de inventarios
| Rol | Permite |
|---|---|
| INV.DASHBOARD | Acceder al dashboard de inventarios (métricas, gráficas y KPIs de las existencias). |
| INV.REPORTES | Acceder a los reportes de inventarios (existencias, punto de reorden, etc.). |
| INV.TRAZABILIDAD | Consultar la trazabilidad: kardex, saldos de artículos con sus movimientos, lotes, existencia por ubicaciones y por tarimas. |
| INV.COSTOS | Ver los costos y los importes en existencias, movimientos, trazabilidad, lotes y traspasos, y en los reportes de Ventas y Logística. |
| INV.MOVTOS.ENTRADAS | Consultar las entradas manuales (Movimientos manuales > pestaña Entradas). |
| INV.MOVTOS.ENTRADAS.CREAR | Crear entradas manuales y agregarles artículos. |
| INV.MOVTOS.ENTRADAS.MODIFICAR | Modificar entradas y sus artículos mientras están en estatus Nuevo. |
| INV.MOVTOS.ENTRADAS.CANCELAR | Cancelar entradas manuales, una o varias a la vez; si ya estaban ejecutadas, se revierte su efecto en el inventario. |
| INV.MOVTOS.SALIDAS | Consultar las salidas manuales (Movimientos manuales > pestaña Salidas). |
| INV.MOVTOS.SALIDAS.CREAR | Crear salidas manuales y agregarles artículos. |
| INV.MOVTOS.SALIDAS.MODIFICAR | Modificar salidas y sus artículos mientras están en estatus Nuevo. |
| INV.MOVTOS.SALIDAS.CANCELAR | Cancelar salidas manuales; si ya estaban ejecutadas, se revierte su efecto. |
| INV.ARTICULOS.LECTURA | Ver la información de los artículos en modo lectura, sin poder editar. |
Reportes
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo algunas secciones del menú?
Porque el menú depende de los roles asignados a tu usuario. Si necesitas acceso a otra sección, solicítalo al administrador del sistema.
¿Cuándo debo cambiar mi contraseña inicial?
La primera vez que ingreses: haz clic en tu nombre en la parte superior, entra a Perfil y cámbiala.
¿Se puede acceder desde cualquier dispositivo?
Sí, el sistema es totalmente web: basta con la liga, tu usuario y tu contraseña.
¿Cómo doy permisos para consultar pero no capturar?
Asignando solo los roles de consulta (por ejemplo INV.MOVTOS.ENTRADAS) y no los de crear, modificar o cancelar.
Material didáctico
Últimos cambios
Consulta los cambios recientes en el registro de últimos cambios del sistema.
