Entradas de almacen
Las entradas de almacén permiten el registro de existencias de artículos en nuestros inventarios; sin ellas no es posible determinar si se tiene el stock suficiente de un artículo para operar, tanto en operaciones de producción como en ventas.
Qué es y para qué sirve
Estos movimientos permiten la captura de la cantidad de artículos que entran, ya sea por la recepción de la compra de dichos artículos o bien como entradas manuales de estos.
Es importante recalcar que, mientras los inventarios físicos se ejecutan al finalizar el día, las entradas se ejecutan en el momento que indicamos que estas son efectuadas. Sin embargo, no es recomendable utilizar este tipo de movimiento para crear una compensación del inventario, ya que este movimiento afecta directamente al comportamiento del kardex de nuestro inventario, afectando nuestros costos operativos.
Requisitos previos
- El almacén donde se recibe ya dado de alta (Almacenes).
- Los artículos recibidos ya dados de alta en el catálogo (Artículos).
- Los roles INV.MOVTOS.ENTRADAS e INV.MOVTOS.ENTRADAS.CREAR (y, para ejecutar o modificar, los demás roles de entradas; ver Roles de inventarios).
- El documento de la compra (por ejemplo, la factura del proveedor) a la mano para capturar los costos.
Cómo se usa
Cómo hacer un movimiento de entrada
Para crear nuestras entradas necesitamos ingresar al módulo de inventarios e ir a Movimientos manuales; en él encontraremos una pestaña por tipo de movimiento.
- Entrar a la pestaña Entradas y presionar el botón verde + ENTRADA.
- Capturar el encabezado: la fecha en que se recibió el material (puede ser una fecha anterior si la captura se hace después), el almacén que recibe, el motivo (por ejemplo, Conversión de compra) y la descripción. Mientras las órdenes de compra no se generen en el sistema, se recomienda anotar en la descripción el nombre del proveedor y el número de factura. El folio y el estatus los asigna el sistema. Presionar Guardar.
- Se abre la entrada con sus pestañas Artículos, Info, Notas e Historial. En la pestaña Artículos presionar + AGREGAR, elegir el artículo (se busca escribiendo parte de su nombre o código) y capturar la cantidad y el costo antes de IVA. Guardar y repetir para cada artículo.
- Revisar la entrada. Mientras no se ejecute, el movimiento permanece con estatus Nuevo.
- Presionar EJECUTAR. En ese momento la entrada se toma en cuenta, afecta las existencias y el costo promedio, y queda en firme: ya no es posible modificarla ni agregarle artículos.
No es necesario indicar el vehículo al que se destinará un artículo, ya que al comprarlo normalmente aún no se sabe a qué unidad se asignará. El campo de conductor se utiliza principalmente en las salidas, para indicar a quién se entregó el artículo.
Capturar artículos a través de escaneo de código de barras
Configuración y referencia de campos
Encabezado de la entrada
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Folio | Lo asigna el sistema al guardar. |
| Fecha | Fecha en que se recibió el material. Puede ser anterior a la fecha de captura. |
| Almacén | Almacén que recibe los artículos. |
| Motivo | Razón de la entrada: Devolución, Ajuste por físico, Sobrante producción, Desperdicio, Almacenaje, Rechazo, Ajuste por inventario, Conversión y Conversión de compra. |
| Status | Nuevo mientras se captura; Ejecutado cuando queda en firme. |
| Descripción | Datos de referencia de la compra: proveedor y número de factura. |
Artículos de la entrada
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Artículo | Se busca escribiendo una parte de su nombre o código. |
| Unidad | Unidad de medida del artículo. |
| Cantidad | Piezas recibidas del artículo. |
| Lote | Lote del artículo, cuando aplica. |
| Importe / costo unitario | Costo del artículo antes de IVA. Afecta el costo promedio. |
Botones de la entrada
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Cancelar | Cancela la entrada. Si ya estaba ejecutada, se revierte su efecto en el inventario (requiere el rol INV.MOVTOS.ENTRADAS.CANCELAR). |
| Actualizar | Guarda los cambios del encabezado. |
| Ejecutar | Aplica la entrada al inventario y la deja en firme. |
Reportes
Una vez ejecutada la entrada se puede consultar su efecto en:
- Existencias: cuántas piezas hay y dónde.
- Trazabilidad: el movimiento dentro del kardex del artículo.
- Costos: el efecto en el costo promedio y en el valor del inventario.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar una entrada de un día anterior?
Sí. Se puede capturar hoy una entrada con la fecha en que realmente llegó el material.
¿Puedo modificar una entrada después de ejecutarla?
No: al ejecutarse queda en firme y no se puede modificar ni agregarle artículos. Si hubo un error, un usuario con el rol INV.MOVTOS.ENTRADAS.CANCELAR puede cancelarla, lo que revierte su efecto en el inventario, y se captura una nueva.
¿El costo va con o sin IVA?
El costo se captura antes de IVA.
¿Dónde pongo el proveedor y la factura?
En la descripción de la entrada, mientras las órdenes de compra no se generen en el sistema.
¿Qué motivo elijo cuando recibo una compra?
Conversión de compra.
¿Puedo usar una entrada para corregir el inventario?
No es recomendable, porque afecta el kardex y los costos operativos. Para ajustar existencias utiliza un inventario físico o un conteo.
¿Cómo cambia el proceso cuando hay órdenes de compra en el sistema?
En lugar de capturar la entrada artículo por artículo, se registra la recepción con las piezas entregadas y el movimiento se genera automáticamente.
Material didáctico
Últimos cambios
Consulta los cambios recientes en el registro de últimos cambios del sistema.
