Almacenes
Qué es y para qué sirve
Un almacén es el lugar físico donde se resguardan los artículos y sobre el que se registran los movimientos, las existencias y los costos. Cada almacén pertenece a una sucursal, y en él se configuran el método de costeo, los límites de existencia de los artículos y las alertas por correo.
Requisitos previos
- La sucursal donde estará el almacén, con su domicilio capturado.
- Permiso del rol para administrar almacenes.
Cómo se usa
Dar de alta la sucursal
Las sucursales se administran en Administración > Sucursales (las zonas, en Administración > Zonas). Al abrir una sucursal se capturan sus datos generales (código, nombre, zona y estatus) y, en la pestaña Información, su domicilio: país, estado, municipio, teléfono, código postal, colonia, calle, número exterior e interior, y ciudad. El sistema arma por sí solo la dirección completa y también permite capturar la ubicación exacta (latitud y longitud). La sucursal tiene además las pestañas Almacenes, Inventarios, Ventas y Compras.
Dar de alta el almacén
En Inventarios > Almacenes se presiona el botón de nuevo y se captura el código, el nombre, la sucursal a la que pertenece, el tipo de almacén (por ejemplo, general) y si el almacén maneja ubicaciones y pallet in/pallet out (SÍ o NO). Al guardar, el almacén ya puede operar.
Configurar el almacén
Al abrir un almacén se ven sus datos generales, los botones Generar QRS y Actualizar, y tres pestañas: Configuración, Límites y Ventas.
En la pestaña Configuración se capturan, entre otros:
- Artículo, cantidad y ubicación de recibo por default.
- Los correos de notificación: correos de movimientos, correo de existencias diario, correo de existencias cada 2 horas y correo de existencias mínimas.
- El método de costeo (por ejemplo, Promedio), la categoría y la subcategoría.
- Si se reconfirma la recepción, si maneja ubicaciones y pallet in/out, y si aplica la rotación de inventario.
Límites de existencia
En la pestaña Límites se configuran, por cada artículo que se desea controlar: el mínimo (lo menos que se quiere tener para operar), el máximo y el punto de reorden, y se presiona Agregar.
Los límites son propios de cada almacén: el mismo artículo puede tener mínimos y máximos distintos en cada uno. Alimentan los indicadores de color del reporte de Existencias y el correo diario de artículos bajo el mínimo.
El punto de reorden se expresa en días. Por ejemplo, si un proveedor tarda 15 días en entregar, se sugiere un punto de reorden de 21 días. El sistema calcula, con el consumo promedio prorrateado de los últimos 90 días, cuántas piezas equivale: si se consumen dos al día, para 21 días se necesitan 42 piezas. Conforme el sistema acumula información, los reportes indican cuánto hay, cuánto está en tránsito y cuánto falta por comprar.
Alertas por correo de artículos bajo el mínimo
Cuando se capturan los correos de las personas que deben ser notificadas, el sistema envía todos los días a las 6:10 a.m. un correo con los artículos del almacén que están en su mínimo o por debajo de él (nombre, existencia y mínimo), con un archivo adjunto que se puede abrir en Excel para analizarlo y proceder a la requisición o compra.
Configuración y referencia de campos
Alta del almacén
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador corto del almacén. |
| Nombre | Nombre del almacén. |
| Sucursal | Sucursal a la que pertenece. |
| Tipo de almacén | Por ejemplo, general. |
| Ubicaciones | SÍ o NO: si el almacén maneja ubicaciones. |
| Pallet in / pallet out | SÍ o NO. |
Pestaña Límites
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Producto | Artículo al que se le fijan los límites. |
| Mínimo | Existencia mínima deseada del artículo en ese almacén. |
| Máximo | Existencia máxima deseada del artículo en ese almacén. |
| Punto de reorden (días) | Días de consumo que se quieren tener cubiertos al momento de reordenar. |
Reportes
- Correo diario de artículos bajo el mínimo.
- Existencias por almacén.
- Abastecimiento
Preguntas frecuentes
¿A qué hora llega el correo de artículos bajo el mínimo?
Todos los días a las 6:10 a.m.
¿Qué diferencia hay entre mínimo y punto de reorden?
El mínimo es una cantidad de piezas; el punto de reorden se expresa en días de consumo y el sistema lo convierte en piezas con base en el promedio de los últimos 90 días.
¿Puedo configurar varios correos?
Sí, se capturan los de todas las personas que deban recibir la alerta.
¿Dónde se dan de alta las sucursales?
En Administración > Sucursales.
Material didáctico
Últimos cambios
Consulta los cambios recientes en el registro de últimos cambios del sistema.
