Documentos requeridos
Documentos requeridos, permiten generar un seguimiento de entregas de la entrega de documentos o refrendos de estos:
en el apartado de creación genera una nueva relación de proveedor documento, permitiendo gestionar y tener un registro de refrendos de los documento relacionados con su respectivo proveedor.
Editar documento requerido
En el editar documento requerido permite el poder, gestionar el control de refrendos de documentos, así como el personalizar mensajes a manera de recordatorio para la solicitud de documentos.
Plantilla
La pestaña de plantilla permite crear un mensaje personalizado para notificar a los proveedores para la entrega del documento requerido,
Es importante remarcar que la plantilla tomara como base la plantilla del documento, el cual se encontrara en el apartado de documentación, en caso contrario el mensaje se enviara vacío.
La plantilla permitirá redactar el correo que se le enviara a los proveedores, para lo cual se pueden utilizar banderas, que sustituirán la información con el dato del refrendo actual en uso. Las cuales constan de las siguientes banderas:
__SUPPLIER__ Esta bandera permite adjuntar el nombre del proveedor al quién se le enviará el documento.
__VERSION__ esta bandera cuando la encuentre adjuntará la versión del documento
__ITERATON__ esta bandera cuando la encuentre adjuntará el número de iteraciones
__ENDDATE__ Esta bandera adjunta la fecha de vencimiento del documento requerido del refrendo en turno
__STATUS__ Esta bandera adjunta el estatus del trámite
Refrendo
La pestaña de refrendo generara un historial de control de refrendos de documentos, en el cual se encuentra un formulario para el registro de refrendos el cual contara con tareas automatizadas para la actualizacion de estos.
Número de frenado
Este campo permite generar en un dato informativo del refrendo, este campo permite el uso de caracteres alfa numéricos.
Iteración
Este consta del numero de solicitud interno del documento que se le ha requerido al proveedor, este es un dato autoincrementable para el documento en cuestión.
Fecha de emisión
Este campo permite generar una fecha de emisión del refrendo (este no es obligatorio a ser un dato real, si no que consta del registro del sistema) este dato permite agregar un dato de fecha por su estructura.
Fecha de vencimiento
Este campo índica la fecha en el dicho refrendo caduca o se vuelve obsoleto, este dato indicara a las funciones automatizadas cuando dicho refrendo no sera requerido y lo tomara como base para generar un nuevo refrendo el cual solicitara la nueva expedición de un nuevo documento.
Estatus
Este dato indicará si el documento se encuentra obsoleto o vigente
Status Trámite
Permite el saber si el documento ha sido entregado y validado, este indicará la entrega de dicho documento, así como su aprobación o rechazo del mismo.
Jobs
Los Jobs o tareas automatizadas, son funciones internas del sistema que permite el validar si el documento que se ha requerido se encuentra aún como válido.
siendo dos procesos a ejecutar:
- El primero válida en cuestión si el refrendo se encuentra vigente o no, al validar la fecha de vencimiento, en caso de que la fecha de vencimiento indique la obsolencia del documento generar un nuevo registro para un documento vigente el cual indicara la fecha de emisión del refrendo como la fecha en que el documento ahora obsoleto se ha vencido.
- En el entendido que no obliga a tener un documento expedido en esa fecha exacta, pero la fecha en que el documento en el sistema a deja de estar vigente.
- Colocando la nueva fecha de vencimiento como la fecha de vencimiento equivalente a la frecuencia en que se renueva el documento,
- En caso tener un documento con fecha del primer día de enero del año 2024, si la frecuencia de renovación del documento sea anual, el nuevo refrendo será expedido en el año 2025 y caducará en el año 2026
- El segundo Job se encarga de enviar un correo semanal para solicitar el documento, siempre y cuando este no haya sido entregado o bien fuese entregado, pero rechazado.
- En caso de que el documento sea entregado e indicado como válido el envío del documento cesara solo para el documento en cuestión, es decir si un proveedor debe de proveer 5 documentos y solo un documento fue entregado y aceptado el proveedor seguirá recibiendo 4 correos correspondientes a los documentos pendientes por entregar
