Modulo Guardias

El Módulo Guardias integra procesos y funcionalidades para empresas proveedoras de servicios de seguridad privada al ERP WASP.

Qué es y para qué sirve

El módulo permite contratar servicios de guardia con los clientes, programar las posiciones y sus turnos, cubrirlos con guardias titulares, registrar la asistencia (fatigas) con evidencia fotográfica geolocalizada y obtener los reportes necesarios para remisionar a los clientes, calcular la prenómina y analizar la operación. Cada etapa del proceso la realiza el área que le corresponde (RRHH, Ventas, Cabina o Dirección), de modo que ninguna área opera sin que el resto esté enterada.

Resumen del macroproceso de Ejecución de guardias

1. ALTA EMPLEADOS [Rol RRHH, Módulo RRH]
2. ENROLAR USUARIOS [Rol RRHH, Módulo Guardias]
3. ALTA CLIENTES [VENTAS, Módulo Ventas]
   1. ALTA SUCURSALES [VENTAS, Módulo Ventas]
   2. ALTA RFC'S [VENTAS, Módulo Ventas]
4. CONTRATAR ORDENES [VENTAS, Módulo Guardias]
5. PROGRAMAR POSICIONES [CABINA, Módulo Guardias]
   1. TURNAR ORDENES [CABINA, Módulo Guardias]
   2. ASIGNAR GUARDIAS A TURNOS [CABINA, Módulo Guardias]
   3. CONFIGURAR CICLOS DE POSICIONES [CABINA, Módulo Guardias]
   4. AGENDAR / CALENDARIZAR SERVICIO [CABINA, Módulo Guardias]
6. CAPTURAR ASISTENCIAS O FATIGAS [GUARDIAS/CABINA, Módulo Guardias]
7. REPORTE DE TURNOS A REMISIONAR [VENTAS, Módulo Guardias]
8. REPORTE DE TRABAJO DE GUARDIAS (PRENOMINA) [RRHH, Módulo Guardias]
9. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN [DIRECCIÓN, Módulo Guardias]

Requisitos previos

Antes de operar guardias es necesario tener listo lo siguiente (pasos 1 a 4):

• Los empleados dados de alta en RRHH y enrolados como usuarios del sistema.
• Los clientes dados de alta en Ventas, con sus sucursales y registros de facturación (RFC).
• Las órdenes (servicios) contratadas por Ventas. Sin la contratación de órdenes no es posible ejecutar los pasos operativos.
• Permisos por rol: el sistema funciona por permisos, de modo que cada persona (RRHH, Ventas, Cabina, Dirección) entra únicamente a las áreas que le corresponden.

1 Alta de empleados [RRHH]

El primer paso en el proceso es el alta de empleados, se realiza en la página accediendo a RRHH > Colaboradores:

Grid de colaboradores

A continuación, dar click en el botón [+ NUEVO] para ir a la página de creación de colaboradores:

Página de creación de colaboradores.

En esta página se capturan los datos de los colaboradores, expedientes y otras secciones de información. Al guardar a los colaboradores se procede al siguiente paso...

2 Enrolar usuarios [RRHH]

El proceso de enrolamiento es necesario para asignar credenciales de acceso a los guardias, de esta forma, serán parte del módulo de Guardias como usuarios del sistema, podrán ser elegibles para asignarles guardias y posteriormente podrán capturar las fatigas de sus turnos por sí mismos o de manera asistida.

Enrolar a una persona significa ligar al empleado con un usuario del sistema; gracias a ello, el guardia puede después tomar su asistencia desde su celular.

Se debe acceder a la página en el menú Guardias > Enrolamiento:

Grid enrolamiento

Posteriormente presionar el botón [ Enrolar] para seleccionar empleado, capturar dirección de correo y contraseña de acceso:

Modal de enrolamiento

No es necesario que el correo exista realmente, solo se requiere que no sea un correo duplicado, por ejemplo: 5050@miempresa.mx

3 Alta de clientes [VENTAS]

3.1 Crear clientes

Primero se crean los clientes en Ventas > Clientes, presionando el botón [+ NUEVO]:

GRID de clientes

A continuación se captura la información del cliente:

Creación de clientes nuevos

3.2 Crear sucursales

Una vez guardado el cliente, en la parte inferior, en el tab /SUCURSALES se agrega en automático una sucursal Matriz, que puede ser editada, y además se pueden agregar más sucursales, capturando los datos y presionando el botón [ GUARDAR]:

Creación de sucursales de clientes

3.3 Crear registros RFC

De la misma manera que las sucursales, en la parte inferior de la página de edición del cliente, en el tab /FACTURACION se pueden agregar múltiples registros de razones sociales y datos fiscales:

Creación de registros de facturación para clientes

4 Contratar órdenes [VENTAS]

El punto de contacto de los clientes para contratar servicios de guardia es el departamento de ventas, mediante este proceso, el sistema garantiza que dicha área tenga consciencia de las solicitudes de los clientes, permitiéndoles estar al tanto y participando en el proceso de administración y operación de las guardias. Sin la contratación de órdenes de guardias no es posible ejecutar los siguientes pasos operativos en el proceso.

Esto aplica incluso cuando el cliente pide directamente a cabina otro guardia u otra posición: aunque la solicitud llegue por ese medio, debe existir en el sistema el registro de que el servicio ya fue vendido, por eso cabina no puede darlo de alta por su cuenta.

Para contratar una orden es necesario ir a la página Guardias > Órdenes, y presionar el botón [+ CONTRATAR]:

GRID de órdenes de guardias

Posteriormente se debe capturar el código o nombre del turno contratado, el cliente que lo solicitó, la sucursal del cliente y la base que lo atenderá. El código puede seguir la nomenclatura propia de la empresa (por ejemplo, zona, sector y número de posición):

Insertar nueva órden de turno de guardia

Cómo se usa

Una vez cubiertos los requisitos previos, la operación diaria sigue estos pasos (5 a 13), más las operaciones auxiliares del paso 14.

5 Programar posiciones [Cabina]

La fase operativa del proceso empieza con la programación de posiciones. Una posición en el sistema representa un lugar que debe ser vigilado por uno o varios guardias (en diferentes puntos). Por ejemplo, se pueden tener contratados con un cliente 3 posiciones (puerta de acceso, almacén, área de producción), cada una con 2 turnos (diurno, nocturno); sin embargo, en muchos casos el cliente puede contratar sólo un turno diurno y cubriendo varios guardias el mismo lugar (puerta de acceso), en dichos casos se crean varias posiciones pero con un solo turno cada una.

La programación se lleva a cabo en la página Guardias > Programación, que muestra las posiciones dadas de alta en el sistema:

GRID de programación de posiciones de guardias

Presionando el botón [+ PROGRAMAR] se accede a la página donde se captura el nombre (código de la posición), el cliente, la sucursal del cliente donde se atenderá el servicio, el status (ACTIVO), la fecha de inicio del servicio, una primera fecha de finalización (que puede ser prolongada después), la base que atenderá la guardia y el horario de una lista seleccionable:

Programación de posiciones de guardias

Por default, el sistema sugiere como fecha de finalización un año a partir de la fecha de inicio. Esa fecha puede prolongarse después con la operación de extender un servicio.

6 Turnar órdenes [Cabina]

Una vez creadas las posiciones, se procede a Turnarlas, es decir, designarles turnos que operarán dichas posiciones. Estos turnos no pueden ser creados por el usuario de cabina, sino que deberán ser seleccionados de la lista que previamente el departamento de VENTAS ha registrado en la página de Guardias > Órdenes.

Se accede a la posición deseada en el grid de Guardias > Programación y a continuación en el tab /TURNOS se presiona el botón [+ ASIGNAR] con lo que se abre un modal que permite seleccionar los turnos disponibles para el cliente y sucursal en cuestión:

Asignación de turnos de posiciones

Una misma posición puede requerir varios elementos para cubrir un turno (por ejemplo, un turno de 12 x 24 se cubre con tres guardias). Los esquemas de cada turno se muestran en la sección Turnos de guardias.

7 Asignar guardias a turnos [Cabina]

Una vez dados de alta los turnos, en la parte derecha, el ícono morado permite seleccionar el guardia titular de ese turno:

Asignación de guardias a turnos

Es indispensable que la posición tenga un guardia titular asignado para poder calendarizarla (paso 9). Además del titular, en los esquemas donde aplique se puede designar un descansero, que es opcional: puede ser un elemento que cubra todos los descansos de la posición o bien se puede tomar a un elemento disponible para cubrir cada descanso. Si no existe descansero y ese día hay que cubrir un descanso, se traslada a otro elemento disponible.

8 Configurar ciclos de posiciones [Cabina]

Con los turnos asignados, es posible hacer la configuración de ciclos. Esto es necesario para que el sistema registre los días, turnos y horarios a cubrir.

La forma más fácil de configurar es ir al tab /CICLO y presionar el botón [* PROGRAMAR], se abre un modal que permite seleccionar turno y posteriormente hora de inicio de guardia. Acto seguido se despliega una vista previa de cómo quedaría el ciclo:

Configuración de ciclo

El sistema ya trae ciclos predefinidos para los esquemas más comunes (ver Turnos de guardias), de modo que solo se elige el turno y la hora de cambio de guardia. En la vista previa el sistema indica también las horas por semana y por ciclo; por ejemplo, un turno de 12 x 12 x 5 que inicia en lunes con cambio de guardia a las 7:00 a.m. suma 60 horas por semana (12 horas de lunes a viernes, descanso sábado y domingo), mientras que un ciclo de dos semanas suma 120 horas por ciclo.

9 Calendarizar servicio [Cabina]

Cuando ya se tienen los turnos, los guardias y el ciclo configurados, se procede a calendarizar la posición, es decir, establecer fechas, horas y guardias completos durante la duración del contrato.

Se accede al tab /CALENDARIO que muestra un botón [CALENDARIZAR], se abre un modal y solicita inicio y semanas de calendarización, al aceptar el sistema despliega todo el calendario para comenzar la operación:

Calendarización de guardias

Se recomienda iniciar en el primer lunes del periodo y capturar las semanas que dura el contrato (por ejemplo, 52 semanas para un contrato de un año). Con eso el sistema proyecta todo el contrato: qué guardia entra cada día y a qué hora, cuándo descansa, y cómo se intercalan los turnos de mañana y de noche cuando hay varios elementos.

10 Capturar fatigas [Guardias|Cabina]

La asistencia (fatiga) se captura en el menú Guardias > Asistencia, donde cada día aparece el trabajo programado a registrar. Para adaptarse a la operación de cada empresa, existen tres formas de capturar:

• El propio guardia toma su foto desde su celular con su usuario enrolado.
• Cabina registra la asistencia a partir de lo que le reporta el guardia o el supervisor.
• Un supervisor hace un recorrido y toma las fotos (útil con servicios en ciudades pequeñas o donde el guardia no tiene teléfono).

Registrar la evidencia de asistencia

Al elegir el registro del guardia, el sistema abre la cámara del celular, la tablet o la computadora. No es posible subir una foto previamente guardada: la foto debe tomarse en el momento, lo que evita fraudes. Al subirla, el sistema registra automáticamente quién la subió y, en el mapa, el lugar donde se tomó, por lo que la evidencia queda geolocalizada. Se pueden subir varias evidencias en el mismo día.

Registrar una sustitución del día

Si el día lo cubre una persona distinta del titular (por ejemplo, el titular está de vacaciones o incapacitado), desde el mismo registro se indica quién lo cubre, la hora de entrada y la hora de salida, si la falta del titular es justificada o no, y notas. El sistema aplica un factor de descuento diferente según la falta sea justificada o no. En los turnos de 24 horas se puede indicar que cada mitad la cubre una persona distinta (por ejemplo, las primeras 12 horas una persona y las segundas 12 otra).

Aprobar los registros

Una vez que la foto está cargada, cabina confirma el registro y el sistema lo marca en verde. Se pueden confirmar todos los registros de un solo golpe y corregir únicamente los que no cuadren (por ejemplo, los que no asistieron), lo que ahorra mucho tiempo cuando la información llega por otros medios, como grupos de mensajería.

11 Reporte de remisiones [Ventas]

Con la asistencia capturada, Ventas obtiene el reporte de turnos a remisionar en la sección de reportes del módulo Guardias. Se captura el rango de fechas (por ejemplo, una semana) y se presiona Buscar. El sistema muestra, por cliente, los días hábiles, las asistencias y los dobletes del periodo.

• Reporte resumen (PDF): indica por cliente cuántas asistencias hubo, que es la base para determinar el monto a cobrar; de aquí salen la remisión y la factura.
• Reporte a detalle: indica persona por persona y día por día el trabajo realizado. Se puede filtrar por cliente para entregarle únicamente su información.

Si el cliente solicita una compensación o descuento, a la hora de facturar se puede hacer una nota de crédito o un descuento para que lo cobrado cuadre con lo efectivamente trabajado. El envío de estos reportes a los clientes también puede automatizarse (por ejemplo, cada lunes), sujeto a que el cliente lo desee.

12 Reporte de prenómina [RRHH]

Para el pago del personal, RRHH cuenta con dos reportes:

• Reporte por empleado: muestra las asistencias, dobletes y faltas de cada guardia, así como el descuento y el premio que le corresponden. A diferencia del reporte por cliente, que solo muestra lo trabajado en el cliente consultado, este reporte se organiza por persona e incluye todo lo que trabajó aunque su base sea un lugar y lo hayan mandado a otro.
• Prenómina: indica por empleado y periodo cuántos turnos trabajó. Esta información puede enviarse posteriormente al sistema de nómina que utilice la empresa.

13 Análisis y toma de decisiones [Dirección/Gerencia]

Dirección o Gerencia puede consultar:

• Estado de fuerza: por cliente y sucursal, cuántas posiciones hay, cuántos elementos se tienen asignados y cuántas vacantes faltan por cubrir (lo faltante se muestra en rojo). Se puede filtrar por base y descargar a Excel o PDF.
• Matriz por día: muestra, para cada día, lo programado frente a lo laborado por cada persona (por ejemplo, quién debía entrar a cierta hora y qué día no entró).
• Reporte de evidencias: para un cliente y un periodo, muestra por día si hay o no evidencia; al hacer clic se ve la foto y su ubicación en el mapa. Es el reporte que se puede entregar al cliente como comprobación del servicio.
• Agenda: todo el trabajo que se va a realizar en un rango de fechas, con filtros por cliente y por base.
• Gráficas: el módulo incluye gráficas por guardia y por cliente.

14 Operaciones auxiliares en el proceso

• Terminación / suspensión de servicios
• Baja de empleados
• Sustitución de guardias
• Otros

Reasignar el guardia titular

Cuando el titular de una posición cambia de forma permanente (por ejemplo, porque renuncia), se hace una reasignación a partir de la fecha deseada: el sistema reemplaza al guardia de esa fecha en adelante y conserva todo el historial, tanto lo que estaba programado como lo que realmente ocurrió.

Extender un servicio

Si el cliente continúa con el servicio al llegar su fecha de terminación, se extiende por las semanas deseadas (por ejemplo, otras 52 semanas) y el sistema genera por sí solo el calendario con los mismos esquemas. La extensión se repite mientras el cliente siga contratando.

Suspender un servicio

Con el botón de suspensión se detiene temporalmente la operación de una posición.

Sustituir un guardia

Si el titular no puede asistir de forma temporal (vacaciones, incapacidad, etc.) se sustituye para uno o varios días; si el cambio es definitivo, se hace como reasignación permanente. Para sustituciones de un solo día, véase Registrar una sustitución del día.

Operaciones comunes

• Dar de baja un servicio
• Realizar intercambio de guardias
• Registrar "dobletes"

Configuración y referencia de campos

Turnos de guardias

Pueden ser continuos o regulares, se describen los más comunes.

Turnos continuos

Se caracterizan por tener jornadas extendidas y por ser cíclicos.

24 x 24

Este turno tiene un ciclo de 2 semanas:

TURNO	LUN 1	MAR 2	MIE 3	JUE 4	VIE 5	SAB 6	DOM 7	LUN 8	MAR 9	MIE 10	JUE 11	VIE 12	SAB 13	DOM 14
DIURNO	GUARDIA 1	GUARDIA 2	GUARDIA 1	GUARDIA 2	GUARDIA 1	GUARDIA 2	GUARDIA 1	GUARDIA 2	GUARDIA 1	GUARDIA 2	GUARDIA 1	GUARDIA 2	GUARDIA 1	GUARDIA 2
NOCTURNO

12 x 24

Este turno tiene un ciclo de 3 semanas:

TURNO	LUN 1	MAR 2	MIE 3	JUE 4	VIE 5	SAB 6	DOM 7	LUN 8	MAR 9	MIE 10	JUE 11	VIE 12	SAB 13	DOM 14	LUN 15	MAR 16	MIE 17	JUE 18	VIE 19	SAB 20	DOM 21
DIURNO	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2
NOCTURNO	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3	G 2	G 1	G 3

24 x 48

Este turno tiene un ciclo de 3 semanas:

TURNO	LUN 1	MAR 2	MIE 3	JUE 4	VIE 5	SAB 6	DOM 7	LUN 8	MAR 9	MIE 10	JUE 11	VIE 12	SAB 13	DOM 14	LUN 15	MAR 16	MIE 17	JUE 18	VIE 19	SAB 20	DOM 21
DIURNO	G 1	G 2	G 3	G 1	G 2	G 3	G 1	G 2	G 3	G 1	G 2	G 3	G 1	G 2	G 3	G 1	G 2	G 3	G 1	G 2	G 3
NOCTURNO

12 x 36 x 3

Este turno tiene un ciclo de 1 semana:

TURNO	LUN 1	MAR 2	MIE 3	JUE 4	VIE 5	SAB 6	DOM 7
DIURNO	G 1	G 1	G 1	G 1	G 1	G 3	G 2
NOCTURNO	G 2	G 3	G 2	G 3	G 2	G 3	G 2

12 x 36 x 4

Este turno tiene un ciclo de 2 semanas:

TURNO	LUN 1	MAR 2	MIE 3	JUE 4	VIE 5	SAB 6	DOM 7	LUN 8	MAR 9	MIE 10	JUE 11	VIE 12	SAB 13	DOM 14
DIURNO	G 1	G 3	G 1	G 3	G 1	G 3	G 1	G 3	G 1	G 3	G 1	G 3	G 1	G 3
NOCTURNO	G 2	G 4	G 2	G 4	G 2	G 4	G 2	G 4	G 2	G 4	G 2	G 4	G 2	G 4

Turnos regulares

8 x 16 x 6

Este turno tiene un ciclo de 1 semana:

TURNO	LUN 1	MAR 2	MIE 3	JUE 4	VIE 5	SAB 6	DOM 7
DIURNO	8:00 - 16:00	8:00 - 16:00	8:00 - 16:00	8:00 - 16:00	8:00 - 16:00	8:00 - 16:00	DESCANSO
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Campos principales

Enrolamiento (Guardias > Enrolamiento)

Campo	Descripción
Empleado	Colaborador dado de alta en RRHH que será enrolado como usuario.
Correo	Dirección de acceso del guardia. No requiere existir realmente, solo no debe estar duplicado.
Contraseña	Contraseña de acceso del guardia.

Orden de guardia (Guardias > Órdenes)

Campo	Descripción
Código o nombre del turno	Identificador del servicio contratado; puede seguir la nomenclatura de la empresa.
Cliente	Cliente que solicitó el servicio.
Sucursal del cliente	Sucursal donde se prestará el servicio.
Base	Base de la empresa que atenderá el servicio.

Posición (Guardias > Programación)

Campo	Descripción
Nombre	Código de la posición.
Cliente y sucursal del cliente	Dónde se atenderá el servicio.
Status	Estado de la posición (ACTIVO).
Fecha de inicio	Inicio del servicio.
Fecha de finalización	Primera fecha de terminación; por default un año después del inicio, y puede prolongarse.
Base	Base que atenderá la guardia.
Horario	Lista seleccionable de turnos.

Ciclo y calendario de la posición

Campo	Descripción
Turno (tab /CICLO)	Turno al que se le configura el ciclo.
Hora de inicio de guardia (tab /CICLO)	Hora del cambio de guardia; se despliega una vista previa del ciclo.
Inicio (tab /CALENDARIO)	Fecha desde la que se calendariza; se recomienda el primer lunes del periodo.
Semanas (tab /CALENDARIO)	Número de semanas a proyectar, normalmente las del contrato.

Registro de asistencia (Guardias > Asistencia)

Campo	Descripción
Foto	Evidencia tomada con la cámara en el momento; no se aceptan fotos previamente guardadas. Se pueden subir varias al día.
Ubicación	Se registra automáticamente y se puede ver en el mapa.
Usuario que sube	Se registra automáticamente.
Persona que cubre / horas de entrada y salida	Solo si hay sustitución del titular en el día.
Falta justificada	Define el factor de descuento que se aplica.
Notas	Comentarios del registro.

Preguntas frecuentes

¿Puede cabina dar de alta un servicio nuevo cuando el cliente lo pide?

No. Primero debe contratarse en Guardias > Órdenes por parte de Ventas; cabina solo selecciona de esa lista los turnos al turnar la posición. Así el sistema garantiza que Ventas sabe de la solicitud antes de operarla.

¿Qué hago si un guardia no tiene teléfono?

Un supervisor puede hacer un recorrido y tomar las fotos de asistencia, o cabina puede registrar la asistencia a partir de lo que le reporta el supervisor.

¿Puedo subir una foto que ya tenía guardada?

No. Al registrar la asistencia se abre la cámara y la foto debe tomarse en ese momento; esto evita fraudes.

¿Cómo sé dónde se tomó una evidencia?

Cada evidencia queda geolocalizada. Al abrirla se puede ver el mapa con el lugar donde se tomó la foto, y quién la subió.

¿Qué hago si un guardia renuncia?

Se hace una reasignación permanente del titular a partir de la fecha deseada. El sistema conserva todo el historial.

¿Cómo extiendo o suspendo un contrato de servicio?

La extensión se hace por el número de semanas deseado y el sistema genera por sí solo el calendario; la suspensión se hace con el botón de suspensión de la posición. Véase Operaciones auxiliares.

En un turno de 24 horas, ¿pueden cubrir dos personas distintas?

Sí. Al registrar la sustitución se puede indicar que cada mitad del turno la cubre una persona diferente.

¿Qué pasa si el guardia falta y no hay descansero?

Se cubre con otro elemento disponible; el cambio se registra como sustitución.

¿Cómo se aprueban muchos registros de asistencia a la vez?

Cabina puede confirmar todos de un solo golpe y después corregir solo los que no cuadren.

¿Se pueden enviar los reportes a los clientes de forma automática?

Sí, es posible automatizar el envío (por ejemplo, un reporte semanal de lo trabajado), siempre que el cliente quiera recibirlo.

¿Qué diferencia hay entre el reporte por cliente y el reporte por empleado?

El reporte por cliente muestra solo lo trabajado en ese cliente (sirve para remisionar); el reporte por empleado muestra todo lo que trabajó la persona, aunque haya cubierto distintos lugares (sirve para la prenómina).

Últimos cambios

Consulta los cambios recientes de este módulo en el registro de últimos cambios del sistema.